なにかにつけて「もったいない」という気持ちを持つことは、それは悪いことではもちろんありません。身の回りを整理しているときに「今は使わないけれど、置いていたらあとで何かに役に立ちそう。」と思って、残しておいたりします。気がつくと、それは、書類やら小物やらの一番下に隠れていたり、引き出しの奥の方にしまい込んでいたというようなことがあります。
あとで思い出して、「あれどこかにあるはず。」と時間をかけて探したはいいけれど、結局見つからず、新しいものを買ってしまったりもします。それなら「今使わない。持っていても当分は役に立たない。」と思ったものは、その時点で処分してもいいでしょう。ただ捨てるのが惜しければ、役に立ちそうな人に譲るのがいいと思います。古くなった小物を買い替えたときに、「もう使わないんだけど、使う？」と譲ることがあります。それが本当に役に立っているのを見ると、譲って良かったなと思います。
最近の譲って良かった例は、画面がバキバキに割れた８インチのAndroidタブレット。OSもずいぶん古くなってしまったし、新しいタブレットを購入したので、友人の子どもが使うのにどうかと譲りました。もう何ヶ月にもなるのに、毎日使っているようです。古いAirPodsとかも譲りました。ぼくの場合は、家電製品の買い替えは度々あって、「まだ使えるんだけど。」と思いながら使い続けるより、譲って新しいものを買うほうが気持ちがいいのです。
書類の処分
すべての書類を本棚やデスクの引き出しに分類して保存したり、綴じておくというようなことは現実的ではありません。仕事で使う書類があとで必要になることがあり、どうしてもファイルに残しておく必要があるものを書棚に並べているのを行く先々の会社の事務所でよく見かけます。場合によっては、保管庫のような部屋が必要になることもあるでしょう。
ただそれでも、見つからない書類があって、探すために時間を奪われてしまうのは、もったいないことだと思います。
いちばんやっておくべきことは、必要のない書類の処分です。保存期間ごとに分類しておいて、保存期間が過ぎた書類を処分すればいいとわかっていても、まとまった量の書類を一度に処分するのも大変な労力で、結局は古いて既に使わない資料も残ってしまうことがよくあります。
パソコンサポートの仕事でお客様のところへ伺って、よく出てくるのは、以前契約していたプロバイダーの契約書やパスワードをメモしたものです。正しいパスワードが見つからないで、設定をし直すことがしょっちゅうあります。
必要な書類はすべてスキャンしておく
どうしても紙の書類として残して置かなければならない帳票類以外は、手にした時点でスキャンしてデータとして残してあれば、そのあとの紙の書類はすぐに捨ててしまうことができます。
スキャンした書類は、目的、内容や日付がわかるファイル名でパソコンに保存をしておきます。おすすめの保存先は、クラウドのフォルダです。重要な書類を紛失しては元も子もないので、別のクラウドと同期するようにしておきます。たとえば、Microsoft のクラウド、OneDrive の中にあるフォルダを DropBox で自動的に更新するように設定します。一方のクラウドに障害が起きても、もう一方には残っています。
こうすることで、場所を取るファイルフォルダを書棚に並べておく必要もなければ、書類を整理する手間も時間も省けます。書類は、パソコンを開ければすぐに出てきます。また、クラウドとは便利なもので、同じアカウントを使う外出先のスマホからでも確認することができます。